前回記事（【保存版】翻訳会社を選ぶ時に気をつける5つのポイント）では翻訳会社を選ぶ時の注意事項を書きましたが、今回は1社に絞ってからの注意事項になります。なぜこれが必要かというと、実は依頼がスムーズに行くかどうかで、納品日や完成度がかなり変わってくるからです。
例えば、翻訳原稿をExcelやwordではなく写真で送った場合、文字起こしをする必要性があるので、時間と労力が追加でかかってしまい、納期と費用がかさむことがあります。
このように、ちょっとしたことですが納期と費用に大きく関わってきます。では以下の順番で解説を交えつつ見ていきましょう。
- 見積もりまで
- 原稿受け取りから翻訳作業に移るまで
- 納品の形式
1.見積もりまで
だいたいの翻訳会社では問い合わせフォームからの入力で出すことができると思いますが、ある程度想定できた方が良いので詳しく書いておきます。
⑴使用シーン、完成イメージを膨らませる
まず、この翻訳が誰にどんな風に使われるのか、使用シーンを考えましょう。
その後にどんなものが欲しいのか完成イメージをあらかじめ出しておいてください。
これを事前に伝えておくと、やりとりしながら進めるという行程をかなり省けます。そうするとスムーズに明確な見積もりが取れます。なので、最初に使用シーンと完成イメージを明確にもっておくことが重要です。
⑵翻訳会社を選定したプロセスを伝える
前回記事（【保存版】翻訳会社を選ぶ時に気をつける5つのポイント）で翻訳会社を選定したプロセスをそのまま伝えましょう。
2.原稿受け取ってから作業に取り掛かるまで
⑴指定のフォーマットで送ること
また、作業に取り掛かるまでの時間や追加料金がかからないようにするためには、翻訳が必要な部分を写真ではなくて、Excelなどで打ち込んでいただくのが良いです。ちなみにアドリンクは、基本的にはword、Excel、PDF、テキストで翻訳を受け付けています。会社によっては、文字起こしの作業に追加料金が発生する可能性があるので要注意です。
例を用意したので見てみましょう。
良い例
このようにExcelで翻訳の必要箇所がわかるように色付けして示していただけると作業に移るのが早く、追加料金なども発生しません。
悪い例
翻訳が必要なメニュー表を写真で送ってこられたのですが、結局どこまでいるのかが不明確です。この写真でいうと商品の値段も翻訳するのであれば、かなり字数が増えますよね？ 電話番号や付箋の部分の翻訳も必要なのかも要確認になります。
だいたい字数単価のところが多いので、たくさんのお金がかかる可能性があります。
お得にしたいなら…
Excel以外でもwordやPDFでも大丈夫ですが、写真を撮ってそこに貼ったものは結局文字起こししなければいけないので、追加料金や時間が余計にかかる可能性があります。パソコンが全然さわれない人であれば仕方ないですが、そうでない場合はこのようにExcelで表を作る方がお得です。
⑵完成原稿を送ること
未完成の原稿を送らないことです。翻訳作業中に原稿の変更があった場合は追加料金がかかる場合が多いです。なので、原稿は完成形を送りましょう。
⑶相談時間をなるべく減らして
「1.見積もりまで」が全部想定されていれば、相談にかかる時間が作業に取り掛かるまでの時間がかなり短縮できます。さらに、イメージ通りのものができやすいです。
3.納品の形式
レイアウト、フォント、書式、DTPは？
DTPとは、DeskTop Publishing（デスクトップパブリッシング）を略したもので、日本語では「机上出版」や「卓上出版」と言われています。 DTPの主な役割は、パソコンでデータを作成し、実際に印刷物を作成することです。
翻訳文章を使用する際にデザインによって字数の制限がある場合がありますが、もし字数の制約がある場合は先に伝えておくのがベストです。また、言語がわからないと改行も難しくデザインが難航することもあるので、PhotoshopやIllustratorデータにデザインを見ながら翻訳文章を直接入れて欲しいなどの場合はまとめて依頼できる会社を探すとよいでしょう。ただこの場合はオプションになるので、追加料金がかかる場合があります。自社でできるのか、それともまとめて頼むのかは事前に考慮すべきポイントです。
また、外国語（特に中国語の簡体字）の場合、お使いのパソコンに入っていないフォントだと文字化けしてしまうことがあります。なので事前に指定があれば伝えておくとスムーズに進みます。
まとめ
少し多いですが、以上のことに注意してあらかじめ想定しておけると、依頼もスムーズに進みます。完成イメージにもかなり近くなるので、ぜひ試してみてください！
